Privacybeleid Stichting Join Us

Inhoud:

1. Inleiding

2. Welke gegevens verwerkt Join Us?

3. Wie kan mijn gegevens inzien?

4. Hoe lang worden mijn gegevens bewaard?

5. Heb ik nog iets te zeggen over mijn gegevens?

6. Beveiliging en datalekken

1. Inleiding

Stichting Join Us heeft als doel om de sociale gezondheid te versterken en eenzaamheid van jongeren en jongvolwassenen te verminderen in de leeftijdscategorie 12 tot en met 30 jaar. Om dit te bereiken heeft Join Us twee programma’s: Join Us in real life en Join Us online. Daarnaast is er een online Join Us community.

Als je mee wilt doen aan Join Us, zal Join Us persoonsgegevens van jou verwerken. In dit Privacybeleid lees je wat Join Us met jouw persoonsgegevens doet en hoe je zelf controle kunt houden over deze persoonsgegevens.

Join Us houdt zich aan speciale wetten zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming die ervoor zorgen dat er zorgvuldig met persoonsgegevens wordt omgegaan. Zo verwerkt Join Us alleen persoonsgegevens als daar een grondslag voor is. Join Us verwerkt alleen persoonsgegevens als:

• de verwerking noodzakelijk is om deel te kunnen nemen aan Join Us;

• er een gerechtvaardigd belang is;

• het nodig is een vitaal belang van jou of een andere deelnemer te beschermen;

• het nodig is om aan een wettelijke verplichting te voldoen; of

• omdat je toestemming hebt gegeven.

Wat zijn persoonsgegevens en wat zijn mijn rechten?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die gaan over jou als persoon. Denk aan je naam, e-mailadres, postcode, je geboortedatum, profielfoto, contactgegevens. Deze persoonsgegevens zijn van jou. Daarom heb je ook bepaalde rechten. Zo heb je bijvoorbeeld het recht om te zien welke persoonsgegevens wij van jou hebben en je gegevens aan te laten passen of verwijderen. Verderop in dit Privacybeleid bij Hoofdstuk 5 lees je hierover meer.

In Hoofdstuk 2 lees je welke persoonsgegevens Join Us verwerkt. Voor deze verwerkingen is Join Us verwerkingsverantwoordelijke. Dit betekent dat Join Us jouw persoonsgegevens goed moet beveiligen en dat Join Us deze bijvoorbeeld aanpast of verwijdert wanneer je daarom vraagt.

Wat wordt er met ‘verwerken’ bedoeld?

Met verwerken wordt van alles bedoeld: verzamelen, lezen, verzenden, bewaren, opzoeken, met elkaar in verband brengen, verwijderen of delen met partijen die door Join Us worden ingeschakeld.

2. Welke gegevens verwerkt Join Us?

Aanmelding en screening

Als je je aanmeldt bij Join Us, hebben wij persoonsgegevens nodig om contact met je op te nemen. Join Us of een van onze Partners (zie Hoofdstuk 3), neemt contact met je op om te kijken of Join Us jou kan helpen je doelen tebereiken. Als je jezelf aanmeldt voor Join Us in real life of Join Us online vragen we om je:

• Leeftijd

• Postcode

• Join Us groep

• Voor- en achternaam

• Emailadres

• Telefoonnummer

• Datum van aanmelden

• Manier waarop je bij Join Us terecht bent gekomen.

De gegevens worden opgeslagen op de server van Join Us en weergegeven in de Join Us app, zodat de groepsbegeleider contact met je kan opnemen.

Bijeenkomsten en begeleiding

Als je naar een Join Us bijeenkomst gaat kunnen we ook vragen naar je huidige gezinssituatie en daginvulling. Dus ga je naar school of werk je, sport je wel eens, heb je sociale contacten. Omdat Join Us streeft naar inclusiviteit en diversiteit vragen we (optioneel) met welke nationaliteit jij je identificeert. We willen namelijk alle jongeren goed kunnen bereiken en deze informatie kan ons helpen om inzicht te krijgen of dat ook lukt. Ook vragen we wat je persoonlijke doelen zijn van deelname aan de bijeenkomsten. Dit doen we om je hier zoveel mogelijk bij te kunnen ondersteunen. Daarnaast vragen we om de gegevens van je huisarts (naam en telefoonnummer) en een contactpersoon in geval van nood (naam en telefoonnummer), zo kunnen we in geval van (medische) nood altijd iemand bereiken.

Als je 16 jaar of jonger bent, informeren we je ouder(s) of wettelijk vertegenwoordiger dat je naar Join Us gaat. Zij zijn er natuurlijk graag van op de hoogte waar jij bent en waar je aan deelneemt. Als ze daarop staan dan is het mogelijk om bezwaar te maken op je deelname. In dat geval gaan we in gesprek met je ouder(s) of vertegenwoordiger(s) over de reden van het bezwaar en kijken we samen of je alsnog deel kunt nemen. We zullen je daarom vragen naar de naam en contactgegevens van je ouder(s) of wettelijk vertegenwoordiger.

Begeleiders van bijeenkomsten kunnen in een logboek aantekeningen maken over de bijeenkomsten zodat Join Us de voortgang kan monitoren en de begeleiders kan coachen. Het kan zijn dat er in deze aantekeningen persoonsgegevens staan. Deze worden alleen genoteerd als dat noodzakelijk is voor de begeleiding van jou of de groep. Join Us instrueert haar Partners (dit zijn de jongerenwerkers) om pseudoniemen te gebruiken in deze verslagen. Dit betekent dat je naam niet voluit in verslagen wordt genoemd, maar dat in plaats daarvan een letter of cijfer wordt gebruikt.

Join Us App

Als je deelneemt aan Join Us bijeenkomsten zullen we je vragen je ervaringen bij te houden in de Join Us App om je zo beter te begeleiden. We stellen je na zes bijeenkomsten enkele vragen over hoe het met je gaat en wat je wil leren bij Join Us. De ingevulde vragenlijsten worden verwerkt in een impact dashboard inzichtelijk is voor begeleiders en managers die betrokken zijn bij Join Us in jouw gemeente. Managers zien alleen geanonimiseerde data.

Om de Join Us app ook aan te kunnen bieden in de Google Play Store, hebben we ons privacy beleid daarin iets anders -en ingewikkelder- moeten formuleren. Dit privacybeleid is leidend.

Community

Op het moment dat jij jezelf aanmeldt voor de community vraagt Join Us jouw nickname, e-mailadres, woonplaats, gender en geboortedatum. Die gegevens gebruiken we om een profiel aan te maken. Je hebt een profiel nodig, zodat je berichten op de Join Us community kunt plaatsen.

Je e-mailadres en IP-adres zijn bij ons bekend zodat we contact met je kunnen opnemen wanneer je je niet aan de regels van de community houdt.

Join Us kan je vragen je te legitimeren als er twijfels zijn of je binnen de leeftijdsgrenzen van de community valt. Voordat jij je legitimatie toestuurt verzoeken wij je velden zoals je BSN-nummer en foto te blurren. Direct na het controleren verwijderen wij je legitimatie. Meer informatie kun je vinden op rijksoverheid.nl

Cookies

Om onze community en websites goed te laten werken, gebruiken wij cookie(s). Een cookie is een klein tekstbestand dat tijdens jouw bezoek aan onze website op jouw apparaat wordt geplaatst. In zo’n cookie wordt informatie opgeslagen over de wijze waarop jij onze website gebruikt. Ook verkrijgen we van zo’n cookie informatie die nodig is om onze website goed te laten werken. Er bestaan functionele cookies, analytische cookies en trackingscookies. In onze cookie policy wordt per categorie toegelicht welke cookies wij hebben, waarvoor wij deze gebruiken en wanneer ze verlopen. Zonder jouw uitdrukkelijke toestemming plaatsen wij enkel functionele cookies en cookies voor het meten van bezoekersstatistieken. Deze cookies worden niet voor commerciële doeleinden geplaatst. Je kunt je cookievoorkeuren ten alle tijden aanpassen via onze website.

Websiteformulieren

Op onze website staan verschillende formulieren. Om deze in te vullen is het nodig je contact- en persoonsgegevens achter te laten:

• Contactformulier: we gebruiken je gegevens om antwoord te geven op je informatieverzoek, prijsaanvraag of andere vraag.

• Sollicitatieformulier: we gebruiken je gegevens om je sollicitatie te beoordelen en te beantwoorden. Ontvangen sollicitaties bestaan uit persoonsgegevens, een motivatie, video (optioneel) en cv. Na afloop van de procedure worden je gegevens verwijderd.

• Nieuwsbrief: Join Us verstuurt nieuwsbrieven via mailchimp. Wanneer je jezelf hiervoor aanmeldt wordt je voor- en achternaam plus e-mailadres op de verzendlijst gezet. Je kunt je op ieder moment afmelden.

• Donatieformulier: Via het donatieformulier kun je een eenmalige of periodieke donatie doen. Betalingen en automatische incasso’s verlopen via mollie. Je gegevens gebruiken we om je te bedanken voor je donatie.

• Keep me posted: Wanneer er geen Join Us groep is in jouw gemeente (voor jouw leeftijdscategorie) dan kun je jouw mailadres, leeftijd en postcode achterlaten. Zodra er een groep start in jouw gemeente (voor jouw leeftijdscategorie) dan ontvang je een mail van Join Us.

• Zelftest: De zelftest bestaat uit 15 meerkeuzevragen over eenzaamheid. Ook vragen we je postcode en leeftijd. Alle antwoorden worden anoniem opgeslagen op de server van Join Us. Data wordt alleen gebruikt voor onderzoek als daar toestemming voor is gegeven. Ook verzamelen we de datum waarop de zelftest wordt ingevuld.

3. Wie kan mijn gegevens inzien?

Join Us werkt samen met organisaties zoals Gemeenten. Sociaal werkorganisaties en vergelijkbare organisaties (hierna te noemen“ Partners”) die Join Us bijeenkomsten organiseren. Bij deze Partners werken begeleiders die speciaal door Join Us zijn getraind en gecertificeerd om Join Us bijeenkomsten te begeleiden. De begeleiders van de bijeenkomsten hebben een beroepsgeheim. Join Us kan persoonsgegevens aan de Partners verstrekken zodat ze bijeenkomsten kunnen organiseren en begeleiden. En inzicht hebben in de ontwikkeling van deelnemers via het impact dashboard. Tijdens de bijeenkomsten verstrek je mogelijk ook nog andere persoonsgegevens aan de Partner zodat deze jou goed kan begeleiden. Vanuit Join Us wordt er nooit zonder jouw toestemming gegevens verstrekt aan derden.

Alle medewerkers en vrijwilligers die Join Us inschakelt, worden door Join Us gescreend en geïnstrueerd voordat zij eventueel toegang hebben tot persoonsgegevens. Het is goed om te weten dat medewerkers en vrijwilligers geheimhoudingsplicht hebben tenzij je een gevaar vormt voor jezelf of je omgeving. In dat geval is er geen andere weg dan het doorbreken van het beroepsgeheim om het probleem te kunnen voorkomen of oplossen.

Als Join Us persoonsgegevens met andere partijen deelt, zoals bijvoorbeeld leveranciers voor het versturen van de Join Us nieuwsbrief of het onderhouden van de Join Us community, geeft Join Us instructies en maakt Join Us duidelijke afspraken over de beveiliging van gegevens. Zo mogen de gegevens zonder jouw toestemming niet verder gebruikt worden door de andere partij. Als hierbij gegevens worden doorgegeven naar landen buiten de Europese Unie, zorgen we ervoor dat je privacy op een passende manier beschermd blijft.

4. Hoe lang worden mijn persoonsgegevens bewaard?

Aanmelding en screening

De gegevens die we hebben geregistreerd bij je aanmelding en naar aanleiding van het screeningsgesprek, verwijderen wij binnen één jaar na afwijzing of op verzoek.

Deelnemers

Join Us bewaart je persoonsgegevens zolang als dat nodig is om je deel te laten nemen aan bijeenkomsten. Op het moment dat je niet meer deelneemt aan Join Us bijeenkomsten, zullen we je gegevens binnen één jaar anoniem archiveren of eerder op verzoek volledig verwijderen tenzij je toestemming heb gegeven voor onderzoek door Join Us en/of partners. In dat geval anonimiseren we je gegevens na drie jaar.

Community

Zolang je een account hebt voor de Community, blijven de persoonsgegevens die je daarop hebt ingevuld erop staan. De Community is bedoeld voor jongeren tussen de 16 en 30 jaar. Daarom zullen we je account op de Community verwijderen binnen 1 jaar na je dertigste verjaardag, je krijgt daar dan een berichtje over.

Als je jouw account verwijdert blijft de inhoud van geplaatste berichten zichtbaar op de Join Us community. De gebruikersnaam wordt aangepast naar ‘anoniem’. Je berichten zijn nog zichtbaar voor andere gebruikers. Andere jongeren kunnen van jouw ervaringen en reacties leren. Op verzoek kunnen we specifieke topics volledig verwijderen.

5. Heb ik iets te zeggen over mijn gegevens?

Dat heb je zeker! Je kunt een berichtje sturen naar info@join-us.nu en vragen om:

• te laten zien welke persoonsgegevens we van je hebben;

• persoonsgegevens aan te passen, aan te vullen of te laten verwijderen;

• de verwerking en overdracht van jouw persoonsgegevens te beperken;

• jouw persoonsgegevens door te geven aan jou of aan een derde;

Je kunt ons verzoeken om de persoonsgegevens die wij van jou gebruiken uit onze systemen te verwijderen. Sommige gegevens hebben we wel nodig om jou toegang tot bijeenkomsten of de community te geven. Als we die gegevens moeten verwijderen kunnen we je mogelijk geen toegang meer geven tot de bijeenkomsten en/of community. Als je een verzoek bij ons indient, proberen wij je zo snel mogelijk, in elk geval binnen 4 weken, te helpen.

We kunnen je wel vragen stellen ter verificatie, om te checken en om te voorkomen dat iemand anders toegang tot jouw gegevens krijgt.

Community account verwijderen

Als je je account op de Join Us community wilt verwijderen, plaats dan een reactie in het topic: ‘account verwijderen’ wat je vind bij FAQ Account en informatie. Join Us verwijdert dan jouw account. Je kunt dan niet meer inloggen. We verwijderen al je gegevens zoals e-mailadres, geboortedatum, geslacht en IP-adres. Ook je gebruikersnaam wordt verwijderd. Je berichten en reacties blijven online staan, maar anoniem, zonder gebruikersnaam. Specifieke topics kunnen natuurlijk verwijderd worden.

Als je klachten hebt, kun je behalve bij ons, ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

6. Beveiliging en datalekken

Join Us is verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens van de deelnemers en de gegevens worden niet verstrekt aan derden, behalve als jij hiervoor uitdrukkelijke toestemming hebt gegeven of als hier een gerechtvaardigd en zwaarwegend belang voor is en het beroepsgeheim de verstrekking niet in de weg staat. We zullen dit alleen doen als het gaat om doorgifte aan andere beroepskrachten die de gegevens nodig hebben in het belang van het Join Us programma.

Join Us heeft beveiligingsmaatregelen genomen om ervoor te zorgen dat jouw persoonsgegevens veilig zijn en niet verloren kunnen raken of per ongeluk naar iemand anders zijn gestuurd. Mocht er toch iets mis gaan en er is sprake van een ‘datalek’, dan melden we je dit zo snel mogelijk. Als je zelf een datalek constateert, neem dan alsjeblieft contact met ons op.

Stichting Join Us

Telefoonnummer: 085 877 03 42
Mailadres: info@join-us.nu
Adres: Deken van Miertstraat 8, 5461 JN Veghel

Laatste update: 11 april 2023